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Olá pessoal, segue mais um post para nos ajudar durante a correria do dia-a-dia, ressalvo que o cenário foi desenvolvido em um ambiente com o Dynamics AX 2012 R3 com os recursos do Setor público ativados.

Esta semana me deparei com um chamado no qual foi solicitada a correção das informações geradas a partir de um documento de origem associado com uma reserva de orçamento de uma requisição de compra.

Para solucionarmos este chamado foi necessário entender alguns pontos e conceitos aplicados no Dynamics AX 2012 R3.

Entendendo o Dynamics AX 2012 R3

Requisição de compra e seu respectivo fluxo de aprovação

Para utilizarmos a funcionalidade de requisições de compra  primeiro é necessário criarmos um fluxo de revisão de requisição de compra, neste fluxo configuramos etapas e tarefas de revisão e aprovações, as quais permitem a outros usuários especificos interagir e corrigir as informações inseridas na requisição de compra.

Reserva de orçamento de uma requisição de compra

Após a aprovação da requisição de compra os usuários responsáveis pelo módulo de orçamento criam uma reserva de orçamento comprometendo recursos orçamentários, conforme os dados definidos na requisição de compra, propriamente dito, onde são considerados inclusives os impostos.

Necessidades especificas para a localização brasileira

Nativamente a reserva de orçamento não considera os impostos tributados na requisição de compra quando definida, para solucionar este problema tratamos alguns pontos, como exemplo o IPI, o ICMS-ST e o DIF (Diferencial de aliquota), e após a customização passamos a agregar o valor dos impostos no valor da linha da reserva de orçamento de acordo com as suas respectivas configurações.

Este desenvolvimento foi necessário para comprometermos orçamentáriamente os valores referente aos impostos não inclusos no preço do produto.

Associando a reserva de orçamento à ordem de compra

Após o lançamento da reserva de orçamento, criamos a ordem de compra e associamos a linha da reserva de orçamento à linha da ordem de compra, os dados da linha da ordem de compra são preenchidos automaticamente conforme os dados da requisição de compra e reserva de orçamento. Os fundos orçamentários disponíveis são controlados e validados conforme o saldo disponível na reserva de orçamento. Neste momento a maioria das informações, se não todas, já foram preenchidas. Esta etapa representa  a formalização e confirmação do acordo realizado entre o comprador e o fornecedor da ordem de compra.

Melhorias no processo de associação da reserva de orçamento

Nativamente quando a linha da ordem de compra é associada à linha da reserva de orçamento no Dynamics AX 2012 R3, somente são preenchidas as informações inseridas na reserva de orçamento e as informações pré-definidas no cadastro do item. Para melhorar este cenário cutomizamos o preenchimento automatico da linha da ordem de compra para preencher algumas informações já preenchidas na requisição de compra também.

Confirmando a ordem de compra

Na confirmação da ordem de compra será gerada uma transação de alivio no orçamento – para aliviar a reserva de orçamento -. A partir deste momento o ônus será controlado a partir da ordem de compra.

Recebimento do produto

Durante a chegada do material é realizado o processo de recebimento de produto, mas o orçamento não é afetado pelos lançamentos realizados.

Faturando a nota fiscal de uma ordem de compra

Após o recebimento precisamos faturar a nota fiscal, seus respectivos dados serão copiados automaticamente a partir do recebimento de produto e da ordem de compra, alterações realizadas durante este procedimento podem provocar novos lançamentos contábeis e financeiros. Durante o lançamento da fatura o sistema valida o orçamento conforme o onus já reservado, se o valor não exceder a reserva de orçamento o sistema vai criar uma transação de alívio com a categoria despesa.

Ressalvo que não é possivel reforçar uma reserva de orçamento após a confirmação da ordem de compra, caso a fatura seja alterada e novos valores sejam adicionados estes não serão considerados na transação de alivio com a categoria ônus, ultrapassando o saldo de orçamento reservado.

Voltando ao nosso problema, quais são os erros mais comuns que ocorrem quando desconsideramos os pontos acima?

Voltando para o problema

Alterando o grupo de imposto no fatura

Alterando o imposto aplicado

Neste caso, durante o fluxo de aprovação da requisição de compra, ficou definido que seria tributado o imposto “ICMSDIF005” do tipo “ICMS-DIF”, por consequência esta informação foi replicada até o faturamento e, na fatura foi alterado o grupo de imposto para corrigir os impostos aplicados, foi diminuído o preço do produto com o valor do imposto não recuperável e aplicado o novo imposto. Qual foi o resultado?! O valor da transação excede o saldo diponível na reserva de orçamento, o sistema entende que deve ser criado um novo lançamento contábil referente ao valor do imposto “ICMS_ST_05” do tipo “ICMS-ST”.

Adicionando imposto não aplicado

Neste caso, durante a aprovação da requisição de compra, ficou definido que somente o imposto “IRRF006” do tipo “IRRF” seria tributado, por consequência esta informação foi replicada até o faturamento e, na fatura foi alterado o grupo de imposto para corrigir os impostos aplicados, foi diminuído o preço do produto com o valor do imposto não recuperável e aplicado o novo imposto. Qual foi o resultado?! O valor da transação excede o saldo diponível na reserva de orçamento, como mencionado anteriormente o sistema entende que deve ser criado um novo lançamento contábil referente ao valor do imposto adicionado “IPI05” do tipo “IPI”.

Como solucionar estes problemas?

Para a solução destes casos sugiro que o processo de compra seja refeito, mas com as informações corretas. Portanto devemos seguir os seguintes passos.

1. Cancelar a fatura
2. Será necessário reverter todo o processo desde o princípio na seguinte ordem:
   1. Reverter os consumos;
   2. Cancelar o recebimento da Nota Fiscal;
   3. Excluir as linhas da ordem de compra;

Essa ação requer intervenção técnica pois precisa-se excluir este registro na tabela “PurchLine”, uma vez que o valores ficam bloqueado para remoção.

1. Cancelar a reserva de orçamento;
2. Alterar a requisição de compra colocando os impostos corretos.

Essa ação requer intervenção técnica pois deveremos alterar na tabela o valor da mercadoria e o grupo de impostos – cliente deve informar os valores corretos bem como o grupo de impostos a ser utilizado;

3. Agora o processo deve ser refeito com as informações corretas

Ressalto que apesar de relacionados ao processo de orçamento, os erros exibidos pelo sistema não significam que o problema se refere ao orçamento especificamente, mas diante do controle desejado e obrigatório exigido pelo cliente, precisamos que o processo de compras seja minuciosamente regulado.

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Bruno Andrade
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